Stammdaten / Stammdatenmanagement

Definition: Was sind Stammdaten?

Stammdaten sind Daten bzw. Grunddaten, die für Unternehmen relevant sind. Für viele Unternehmen sind sie die Voraussetzung für ihre Geschäftsprozesse und -tätigkeiten. Dies können Informationen über die Produkte, Lieferanten, Kunden oder auch Mitarbeiter sein. Stammdaten spielen somit eine Schlüsselrolle bei der geschäftlichen Aktivität. Stammdaten werden auch als Master Data oder Core Data bezeichnet.

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Stammdaten-Beispiele

Es gibt verschiedene Stammdaten. Die typischsten Beispiele sind Produkt-, Lieferanten-, Kunden- und Mitarbeiterdaten. Produktbezogene Stammdaten sind z.B. die Artikelnummer, der Preis oder der Standort im Lager.

Ein Kunden-Stammdatensatz könnte wie folgt aussehen:

  • Anrede: Herr
  • Name: Max Mustermann
  • Straße und Hausnummer: Musterstr. 1
  • Postleitzahl: 12345
  • Ort: Musterstadt
  • Telefonnummer: 0815 – 123456
  • Mobilfunknummer: 0176 – 123456
  • E-Mail-Adresse: max.mustermann@muster.de
  • Geburtsdatum: 01.01.1970

Der Unterschied zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten

Stammdaten sind eher statisch, da sie sich gar nicht oder nur selten ändern und somit eine langfristige Gültigkeit haben. Bewegungsdaten hingegen sind eher dynamisch, da sie Änderungen unterliegen und somit nur für einen bestimmten Zeitraum gültig sind.

Ein gutes Beispiel zur Veranschaulichung ist das Geburtsdatum, das zu den Stammdaten zählt. Es ist statisch, da es sich niemals ändert. Das vergangene Kaufdatum des Kunden hingegen ist dynamisch und ändert sich mit der Zeit. Daher gehört es zu den Bewegungsdaten. In einigen Fällen sind die Bewegungsdaten aber von den Stammdaten abhängig.

Die Unterschiede zwischen Stamm- und Bewegungsdaten lassen sich wie folgt zusammenfassen:

StammdatenBewegungsdaten
eher statischeher dynamisch
kein ZeitbezugZeitbezug (Gültigkeitsdatum)
langfristigkurz- oder mittelfristig (zeitlich begrenzt)
seltene Änderungenhäufigere Änderungen
werden von mehreren Unternehmensbereichen genutztwerden von einzelnen, eher wenigen Abteilungen genutzt
sind bei analytischen Auswertungen oft die Kriterien, nach denen ausgewertet wirdliefern oft die Fakten bei analytischen Auswertungen

Stammdatenmanagement / Stammdatenpflege

Das Stammdatenmanagement bezeichnet das System, indem alle Daten aus einem Unternehmen zusammengeführt sind (Stichwort „Golden Record“ oder „Single Point of Truth“). Dieser Datenpool sollte einheitlich sein, keine Dubletten enthalten usw. Denn nur so kann das wahre Potenzial von Stammdaten ausgeschöpft werden. Daher ist eine kontinuierliche Stammdatenpflege von hoher Wichtigkeit.

Stammdaten sind zwar eher statisch und ändern sich nicht so häufig wie Bewegungsdaten, aber auch sie unterliegen Änderungen. Etwa 9,39 Mio. Deutsche ziehen jährlich um¹ und damit ändert sich auch ihre Anschrift. Daher ist die Stammdatenpflege von essenzieller Bedeutung, um nicht mit veralteten Daten zu arbeiten. Denn korrekte Stammdaten tragen dazu bei, dass Prozesse reibungslos laufen, Kunden zufrieden sind und verlässliche Analysen getroffen werden können. Demnach können fehlerhafte Stammdaten zu Problemen führen und Prozesse beeinträchtigen oder verzögern (z.B. die Rechnungsstellung). Des Weiteren verursachen sie Kosten und können im schlimmsten Fall die Reputation des Unternehmens schädigen. Stammdaten haben also eine große Bedeutung – im positiven und negativen Sinne.

Allerdings sind nicht nur Daten von Privatpersonen betroffen, sondern auch von Unternehmen. Dort können durch einen Wechsel der Rechtsform oder Übernahmen Änderungen entstehen. Daher sind B2B- und B2C-Unternehmen gefordert, eine kontinuierliche Stammdatenpflege zu betreiben.

Quellen:

¹ https://www.enbw.com/blog/wohnen/umzug/fun-facts-rund-um-den-umzug/