Mit der steigenden Digitalisierung von Behördenleistungen für Bürger und Unternehmen steigt auch der Wert von sauberen Stammdaten. Ohne saubere Stammdaten ist eine sinnvolle elektronische Datenverarbeitung nicht möglich. Sie sind die Voraussetzung weiterer Digitalisierungsschritte innerhalb der Verwaltung. Dieser Umstand ist unter anderem auch ein Grund der angestrebten Registermodernisierung, die vom IT-Planungsrat forciert wird.
Eine der einfacheren Herausforderungen, denen Behörden hierbei begegnen, ist die Verwaltung und Nutzung korrekter Adressdaten. Während bei der Nutzung der elektronischer Identitätsfunktion (eID) in Onlineanträgen die Zustellfähigkeit der Adresse sichergestellt ist, kann man davon bei manueller Eingabe der Daten durch Nutzer nicht ausgehen.
Hier kommt die Adressvalidierung ins Spiel – ein Prozess, der Adressinformationen überprüft und vervollständigt. Eine effiziente Adressvalidierung bietet zahlreiche Vorteile, die die Arbeitsweise und -abläufe in Behörden deutlich verbessern kann.
Eine gute Qualität der Adressdaten trägt dazu bei, diverse Arbeitsabläufe zu verbessern:
Durch identische erfasste Adressen können Duplikate in Datensätzen vermieden werden. Dies führt auf mehreren Ebenen zu positiven Effekten. Die „Bahnhofstr. 1“ wird immer als solche verarbeitet und es gibt nicht auch noch eine „Bahnhofstraße 1“, „Bahnhofstrasse 1“ oder die „Bahnhof Str. 1“ in den Datenbeständen. Für Sachbearbeiter und Zusteller ist diese Vielfalt vielleicht kein Problem – für eine strukturierte Datenverarbeitung aber schon. Denn für Computersysteme sind das vier verschiedene Adressen. Spätestens wenn die Daten ausgewertet werden sollen, führt das zu Problemen und zu manuellen Bereinigungsaufwänden.
Wenn Adressdaten schon bei der Erfassung auf Zustellfähigkeit und Korrektheit von einer Software geprüft werden, kann dieser Punkt für Sachbearbeiter entfallen. Auch Antragsteller profitieren von einer vereinfachten Adresseingabe und der Sicherheit, keine groben Fehler machen zu können.
Eine präzise Adressvalidierung bis auf die Hausnummer minimiert die Wahrscheinlichkeit von Fehlzustellungen. Dies ist besonders relevant für Behörden, die wichtige Mitteilungen, Bescheide oder juristische Dokumente versenden. Durch die Gewährleistung, dass Adressen korrekt sind, können unnötige Kosten und Ressourcen für die Nachbearbeitung von Fehlzustellungen vermieden werden.
Am Ende spart das schlicht und ergreifend Geld und Behörden können sicherstellen, dass sie nach außen das moderne und professionelle Bild abgeben, das Bürger und Unternehmen erwarten. Kunden positiv zu überraschen, schadet nie!
Aus diesen genannten Gründen bieten wir, die OZG Forms & Services GmbH, die Adressvalidierung von Melissa als Standardkomponente mit an – denn Behördendigitalisierung fängt zumindest bei online ausgefüllten Anträgen an. Jeder Fehler, der dort vermieden wird, trägt zu einem positiven Bild der Digitalisierung in Behörden bei.
Über den Autor: Dieser Beitrag stammt von Nils Brennan, Geschäftsführer der OZG Forms & Services GmbH. Diese unterstützt Behörden bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG), welches Bund und Länder verpflichtet, ihre (Verwaltungs)dienstleistungen auch elektronisch anzubieten. Dabei sind alle Formulare bereits an die Adressvalidierung angebunden.
Zur Integration von Software-Lösungen gibt es viele Möglichkeiten. Hier stellen wir Ihnen 4 Optionen mit Vor- und Nachteilen vor.
Die digitale Identitätsprüfung unterstützt Unternehmen dabei die Compliance-Verpflichtungen und KYC-Vorgaben einzuhalten.
Um den Anforderungen an den Datenschutz gerecht zu werden, sollten Unternehmen insbesondere auf korrekte Stammdaten achten.