Nach wie vor herrscht große Unsicherheit, was alles unter personenbezogene Daten im Rahmen der DSGVO fällt. Dazu heißt es im Artikel 5 der DSGVO2: „Personenbezogene Daten müssen sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein; es sind alle angemessenen Maßnahmen zu treffen, damit personenbezogene Daten, die im Hinblick auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtig sind, unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden.“ Bereits diese Vorschrift stellt viele Unternehmen vor enorme Herausforderungen. Denn jede siebte Kundenadresse ist fehlerhaft, wie die Adress-Studie 2021 von Deutsche Post Direkt3 aufzeigt. Vor allem in den Branchen Touristik, Einzelhandel, gemeinnütziger Sektor und Automotive ist die Datenqualität überdurchschnittlich schlecht.
Die größte Herausforderung besteht nach Angaben der Studie darin, die gewonnenen Daten aktuell zu halten. Das gilt insbesondere für Adressen, da diese permanenten Änderungen unterliegen, etwa durch Umzüge, Straßenumbenennungen und Namenswechsel, zum Beispiel durch Heirat. Hinzu kommen absichtlich angegebene Fake-Adressen, versehentliche Schreibfehler und Dubletten, weil die Daten mehrfach erhoben worden sind. Werden sie in verschiedenen Abteilungen, etwa Sales und Marketing, in unterschiedlichen Anwendungen vorgehalten, stimmen häufig die Formate nicht überein. Bei der Änderung nur eines Datensatzes kommt es zu unterschiedlichen Versionen insgesamt.
Probleme bei Wahrung der Betroffenenrechte
Allein diese Beispiele verdeutlichen, dass es für Unternehmen häufig nicht einfach ist, zeitnah Auskunft zu geben, welche personenbezogenen Daten über jemanden vorliegen. Zumal die Verantwortlichen oft nicht einmal wissen, welcher Datensatz der richtige ist. Bei der Berichtigung von Angaben können einige Datensätze übersehen werden. Genauso bedeutet die Löschung eines Datensatzes nicht automatisch das Vernichten sämtlicher Informationen über die betreffende Person. – Bleiben Daten „übrig“, stellt dies ebenfalls einen Verstoß gegen die Vorschriften der DSGVO dar. Denn diese fordert von den Unternehmen, sämtliche Rechte Betroffener zu wahren. Dazu zählen das Recht auf Auskunft, auf Berichtigung und auf Löschung sowie Übertragbarkeit von Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Dafür ist eine saubere Struktur unerlässlich.
Darüber hinaus können fehlerhafte Altersangaben zu einem Problem werden, wie das Magazin BigData-Insider berichtet4. Der Grund dafür liegt darin, dass die Kontrollinstanzen speziell auf die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei Kindern blicken, die das 16. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. Diese Verarbeitung ist gemäß DSGVO nur rechtmäßig, sofern die Einwilligung dazu durch „den Träger der elterlichen Verantwortung für das Kind oder mit dessen Zustimmung erteilt wird“.
Doch wie kommen Unternehmen nun an hochqualitative personenbezogene Daten?
Mit minimalem Aufwand zu akkuraten Stammdaten
Fortschrittliche Technologien, die mit dem Stammdatenmanagement verknüpft sind, vereinfachen diese Aufgabenstellung enorm. Dazu zählt zeitgemäße Software zur Adressprüfung, zur Autovervollständigung, zur Altersverifizierung und zur Identitätsprüfung.
Eine Autocompletion-Lösung zum Beispiel sorgt dafür, dass Anschriften im korrekten Format eingegeben und Tippfehler vermieden werden. Denn die Software schlägt während der Eingabe eine vollständige, überprüfte Post- und/oder E-Mail-Adresse vor.
Eine weltweite Adressprüfung behebt Fehler in internationalen Anschriften – sowohl in Echtzeit als auch im Batch-Modus bei der Überprüfung bestehender Datenbanken.
Ein E-Mail-Check prüft die E-Mail-Adressen und filtert somit rund 95 Prozent der ungültigen Einträge heraus.
Eine Telefonnummernüberprüfung ermöglicht es wiederum, die Rufnummern von Festnetz- sowie Mobiltelefonen auf internationaler Ebene zu checken.
Mithilfe einer Identitätsprüfung können Unternehmen Personen, die Betroffenenrechte reklamieren, sicher authentifizieren. Somit kommen sie der Forderung der DSGVO nach, die Identität von Auskunft suchenden Person zu überprüfen, damit nicht unbefugte Dritte Daten anderer erfragen. Nicht zuletzt können mithilfe einer Dublettenprüfung mehrfach vorhandene Einträge identifiziert und entfernt werden.
Sichere Nutzung nach individuellem Bedarf
Die Lösungen können einzeln zum Einsatz kommen, sodass Unternehmen genau jene Unterstützung erhalten, die sie in ihrem individuellen Fall benötigen. Dabei verfügt zeitgemäße Software über verschiedene Integrationsmöglichkeiten, um sie in diverse Systeme einzubinden. Die Spanne reicht vom Online-Formular über Webshops bis hin zu Lösungen für Customer Relationship Management (CRM) und Master Data Management (MDM). Darüber hinaus ist es möglich, solche Lösungen als Web Service in Anspruch zu nehmen.
Seriöse Anbieter hosten die Daten, die sie verarbeiten, in zertifizierten Data Centers. Damit stellen sie sicher, dass alle Dienste höchsten Sicherheitsstandards gerecht werden. Darüber hinaus unterstützen sie Unternehmen, indem sie ihnen proaktiv rechtssichere Auftragsverarbeitungsverträge anbieten.
Zusammengefasst können Unternehmen aller Branchen mit dem richtigen Partner an ihrer Seite ohne großen Aufwand für akkurate Stammdaten sorgen. Damit wiederum schaffen sie eine solide Grundlage, um den aus der DSGVO resultierenden Pflichten nachzukommen. Denn die Technologie hilft ihnen unter anderem, Daten korrekt zu erheben, zu berichtigen, zu löschen, zu übertragen sowie zu schützen. Wenn Verantwortliche schlechte Datenqualität vermeiden, umgehen sie nicht nur hohe Strafen, sondern auch versteckte Kosten.
Quellen:
1 https://bitkom.org/Presse/Presseinformation/Datenschutz-setzt-Unternehmen-unter-Dauerdruck
2 https://dejure.org/gesetze/DSGVO
4 https://www.bigdata-insider.de/datenqualitaet-ist-die-grundlage-von-datenschutz-a-1009628/