Versteckte Kosten schlechter Datenqualität einfach vermeiden

Beispiele für schlechte Datenqualität

Bei diesen Daten kann es sich unter anderem um Namen und Adressen handeln. Fehlerhafte Angaben entstehen etwa bei einer unvollständigen Eingabe im Zuge von Bestellprozessen, durch Tippfehler oder weil ursprünglich korrekte Daten veralten. Ursachen für Letzteres sind Umzüge, Hochzeiten, Scheidungen, Todesfälle oder Straßenumbenennungen. Somit ist jede siebte Kundenadresse in Deutschland fehlerhaft. Das ergab die Adress-Studie 2021 der Deutschen Post¹. Überdurchschnittlich viele solcher Adressen weisen die Branchen Touristik, Einzelhandel, Automotive und der gemeinnützige Sektor auf.

Darüber hinaus kann es zu schlechter Datenqualität führen, wenn verschiedene Abteilungen in einem Unternehmen Daten erheben, auf die wiederum andere Abteilungen zugreifen. Für sie ist dann nicht ersichtlich, welche der Dubletten korrekt ist.

Aber auch nicht aktualisierte Funktionen von Ansprechpartnern, die das Unternehmen oder die Stelle wechseln, sowie nicht einheitlich vorliegende Datenformate gehören dazu.

Schlechte Datenqualität – Folgen

Um bei diesem Beispiel zu bleiben und die Folgen zu verdeutlichen, sei gesagt: Unterschiedliche Adressformate können dazu führen, dass Daten in nur unzureichender Qualität automatisch verarbeitet werden können. Sie müssen manuell bearbeitet werden. Dies dauert nicht nur länger, sondern verursacht auch zusätzliche Kosten. Sind Namen und Funktionen nicht korrekt, kann es dramatisch werden. Das ist etwa dann der Fall, wenn sich bei einer Kontrolle der Know-your-Customer-Prüfungen, zum Beispiel in Banken oder bei Steuerberatern, herausstellt, dass diese nicht vorschriftsmäßig vorgenommen wurden. Dies kann zu empfindlichen Geldstrafen, Haftstrafen oder sogar zur Entziehung der Geschäftserlaubnis führen – mithin zum Ruin des Unternehmens.

Angesichts dessen scheint die sich aus den Fehlern ergebende Unzustellbarkeit von Sendungen ein vergleichsweise geringes Übel zu sein, auch wenn sie erheblich ist. Dem Retourentacho der Forschungsgruppe Retourenmanagement der Universität Bamberg zufolge können in Deutschland neun Prozent der Pakete von E-Commerce-Händlern nicht zugestellt werden. Dies verursacht nach Angaben von IT-Zoom² Kosten von insgesamt schätzungsweise 5,46 Mrd. Euro pro Jahr.

Diese Kosten für nicht zustellbare Sendungen entstehen nicht nur durch das Porto und die Verpackung, sondern auch durch die zusätzlichen Arbeiten. Dazu zählen Bearbeitung von Retouren und Korrektur-Aufträgen sowie manuelle Nachprüfungen. Darüber hinaus sind schlechte Erfahrungen der Kunden aufgrund nicht rechtzeitig erhaltener Sendungen oder falscher Anrede zu nennen, was wiederum zu geringeren Verkaufserlösen führt. Es lohnt sich also, für korrekte Daten zu sorgen, bevor schlechte Daten zu Problemen führt.

Einfach bessere Datenqualität erreichen

Die Umsetzung eines solchen Projektes ist kein Hexenwerk und mithilfe verschiedener Lösungen realisierbar. Dazu zählen:

• Adressvalidierung: Diese behebt Fehler von internationalen Anschriften und reduziert die Rate unzustellbarer Sendungen auf circa drei Prozent.
• Adressen-Autovervollständigung: Ein Echtzeit-Adresseingabeassistent sorgt für eine korrekte Datenerfassung und beschleunigt durch ein Suggest die Adresserfassung um bis zu 50 Prozent.
• Internationale Identitätsprüfung: Damit reduzieren Unternehmen Risiken und stellen ihre Compliance sicher.
• E-Mail-Validierung: Eine solche Lösung validiert, korrigiert und standardisiert E-Mail-Adressen, um die Zustellbarkeit zu verbessern sowie Spam zu reduzieren.
• Telefonnummernprüfung: Damit können Unternehmen Festnetz- und Mobiltelefone auf internationaler Ebene checken, um ihr Tele- und SMS-Marketing zu verbessern.
• Namensvalidierung: Fehler im Namen, ein falsches Geschlecht oder ein vulgäres Wort – Lösungen zur Namensvalidierung helfen.
• Dublettenprüfung: Mehrfach vorliegende Datensätze lassen sich mithilfe dieser Software identifizieren und zusammenführen.

Die Investitionen in eine passende Lösung zur Sicherstellung der Datenqualität sind vergleichsweise gering. In Zahlen ausgedrückt, kostet zum Beispiel die Adressvalidierung für 50.000 internationale Anschriften circa 2.000 Euro. Anhand eines Vergleichs wird deutlich: Die Inanspruchnahme eines Adressvalidierungsdienstes für ein Jahr kostet etwa so viel wie einen Monat die Kosten für Rücksendungen zu tragen.

Was kostet schlechte Datenqualität?

Diese Frage lässt sich mit einer einfachen 1-10-100-Faustregel klar beantworten:

• Es kostet durchschnittlich 1 Euro, Kundenstammdaten bei der initialen Dateneingabe mithilfe professioneller Software-Unterstützung zu verifizieren.
• Dieser Betrag steigt auf 10 Euro pro Datensatz, wenn die Daten nur von Zeit zu Zeit bereinigt werden, um eine ursprünglich fehlerhafte Eingabe und Dubletten zu korrigieren.
• Es kostet pro Datensatz etwa 100 Euro, wenn ein Unternehmen die Adressqualität komplett vernachlässigt und überhaupt nichts unternimmt.

Ein Vergleich im Einzelfall ist für Händler mithilfe des Melissa E-Commerce ROI Calculators möglich. Nicht enthalten sind die Vorteile durch korrekte Daten in puncto Compliance. Diese können, auf den Punkt gebracht, jedoch über Bestehen oder Nichtbestehen eines Unternehmens beziehungsweise Erfolg oder Scheitern entscheiden.

Damit lautet das Fazit: Datenqualität ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für jedes Unternehmen und jede Organisation. Darüber hinaus stellt sie einen Wertschöpfungsfaktor dar. Denn korrekte Daten sind eine wesentliche Voraussetzung, damit Lieferungen, aber auch E-Mails und Werbesendungen, die Adressaten pünktlich erreichen und im weiteren Verlauf positiv wahrgenommen werden. Trotz dieser großen Bedeutung lässt sich eine hohe Datenqualität mithilfe von leistungsstarker Software und dazugehöriger Beratung einfach umsetzen. Gern unterstützen wir Sie dabei.

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Quellen:

¹ https://www.deutschepost.de/content/dam/dpag/images/D_d/DDP/Downloads/studien/dp-adress-studie-2021.pdf

² https://www.it-zoom.de/it-mittelstand/e/schlechte-adressen-kosten-haendler-viel-geld-27510/