So können Unternehmen Auflagen bezüglich politisch exponierter Personen einhalten

Politisch exponierte Personen, kurz PEP, haben eine prominente öffentliche Funktion bzw. sind mit einem entsprechenden Amt betraut. Da PEP einen einfacheren Zugang zu öffentlichen Ressourcen und einen höheren Einfluss als normale Personen haben, gelten sie als besonders gefährdet, in Korruption, Bestechung oder Geldwäsche verwickelt zu sein. Unternehmen sollten deshalb kontinuierlich prüfen, ob die Personen, mit denen sie in einer Geschäftsbeziehung stehen, auf einer sogenannten PEP-Liste verzeichnet sind.

Wie identifiziert man eine politisch exponierte Person?

Die Identifizierung einer PEP ist ein wichtiger Schritt für die Durchführung einer effektiven Sorgfaltsprüfung und Risikobewertung. Es gibt verschiedene Methoden zur Identifizierung einer PEP, wie die Überprüfung von Regierungswebsites oder Nachrichtenpublikationen, um Informationen über Personen in politischen Positionen zu erhalten. Um den manuellen Aufwand zu minimieren, ist die Einführung einer leistungsfähigen Lösung zur elektronischen Identitätsprüfung (eIDV) sinnvoll, die sich durch ein PEP-Screening erweitern lässt.

Erhöhte Sorgfaltspflichten bei PEP

Die Einstufung einer Person als PEP bedeutet nicht zwangsläufig, dass sie ein Fehlverhalten gezeigt oder eine kriminelle Handlung begangen hat. Vielmehr werden damit das mit ihrer Position verbundene potenzielle Risiko und die Notwendigkeit einer erhöhten Sorgfalt bei Finanztransaktionen anerkannt. Finanzinstitute und Unternehmen müssen bei Geschäften mit PEP eine erhöhte Sorgfalt aufbringen, um die Einhaltung der Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche (AML) zu gewährleisten. Indes kann die Definition und Einstufung von PEP von Land zu Land und von Institution zu Institution variieren. Aufsichtsbehörden und internationale Organisationen stellen deshalb häufig Leitlinien für die Identifizierung und den Umgang mit PEP zur Verfügung, um Unternehmen bei ihrer Risikobewertung und der Umsetzung ihrer Sorgfaltspflichten zu unterstützen.

Welche Vorschriften gibt es hinsichtlich politisch exponierter Personen?

Unabhängig von den unterschiedlichen Vorschriften bezüglich PEP in den einzelnen Ländern gibt es zugleich international gültige Standards und Richtlinien, an denen sich viele Unternehmen orientieren. Hierzu gehören: und von denen einige nachfolgend aufgeführt sind:

• Vorschriften der Financial Action Task Force (FATF): Die FATF ist ein internationales Standardisierungsgremium, das Empfehlungen und Richtlinien für Maßnahmen zur Bekämpfung der Geldwäsche (AML) und der Terrorismusfinanzierung (CTF) formuliert. In diesem Rahmen hat die FATF Leitlinien zur Identifizierung von und verstärkten Sorgfaltspflicht bei PEP herausgegeben und betont die Wichtigkeit dessen, das mit ihrer Beteiligung an Finanztransaktionen verbundene potenzielle Risiko zu berücksichtigen. Deutschland ist Gründungsmitglied der FATF und wird in dem Gremium durch das Bundesministerium der Finanzen vertreten.¹
• Anti-Geldwäsche-Vorschriften (AML): Die meisten Länder haben AML-Vorschriften eingeführt, die von Finanzinstituten wie Banken, Versicherungsgesellschaften und anderen Unternehmen verlangen, Systeme und Kontrollen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung einzurichten. Diese Vorschriften enthalten oft Bestimmungen zur Identitätsprüfung und Überwachung von PEP. Deutschland hat sein Geldwäschegesetz im Jahr 1993 eingeführt und überarbeitet es seitdem regelmäßig.
• Know-your-Customer(KYC)-Vorschriften: Diese verpflichten Finanzinstitute und bestimmte Unternehmen, die Identität ihrer Kunden zu ermitteln und zu überprüfen. Bestandteil des KYC-Prozesses ist die Sicherstellung, dass involvierte Personen auf keiner PEP-Liste stehen.
• PEP-Listen: Aufsichtsbehörden und internationale Organisationen führen PEP-Listen und -Datenbanken mit Informationen über Personen, die als politisch exponiert gelten. Finanzinstitute und andere Unternehmen sind häufig verpflichtet, ihre Kunden anhand dieser Listen zu überprüfen und etwaige Übereinstimmungen oder verdächtige Aktivitäten zu melden. Unsere Lösung zur internationalen Identitätsprüfung beinhaltet übrigens Watchlists, die mehr als 200 Länder und Territorien abdecken

Für Unternehmen ist es wichtig, über die Vorschriften in ihrem Land auf dem Laufenden zu bleiben und die von den zuständigen Aufsichtsbehörden formulierten Anforderungen zu erfüllen. Die Nichteinhaltung PEP-bezogener Vorschriften kann zu rechtlichen Konsequenzen bzw. schweren Strafen sowie zu Imageproblemen führen. Daher sind Unternehmen gefordert, robuste Best Practices zur Bekämpfung von Geldwäsche wie KYC-Prozesse einzuführen.

Worauf sollten Unternehmen bei einem Anbieter für das Screening politisch exponierter Personen achten?

Bei der Auswahl eines Anbieters für das Screening politisch exponierter Personen (PEP) sind von Unternehmen mehrere Aspekte zu berücksichtigen. Zunächst sollte der Anbieter Zugang zu einer umfassenden und regelmäßig aktualisierten PEP-Datenbank haben, die genaue und zuverlässige Informationen über politisch exponierte Personen enthält. Zudem ist wichtig, dass der Anbieter weltweit agiert, da politisch exponierte Personen in verschiedenen Ländern zu finden sein können. Der Anbieter sollte darüber hinaus Maßnahmen ergreifen, die eine hohe Datenqualität sicherstellen, um falsch-positive und falsch-negative Ergebnisse zu minimieren. Flexibilität ist ein weiterer wichtiger Aspekt. So sollten sich Screening-Tools an die Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe eines Unternehmens anpassen lassen und auch einfach in die bestehenden Systeme integrierbar sein.

Unter Berücksichtigung dieser Faktoren können Unternehmen einen Anbieter auswählen, der ihren spezifischen Bedürfnissen, den gesetzlichen Anforderungen und ihrem Budget entspricht. Der richtige Anbieter wird dazu beitragen, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern, das Risiko von Finanzdelikten zu mindern und die Integrität des Unternehmens insgesamt zu fördern.

Risiken reduzieren und Compliance sicherstellen

Unsere auch als SaaS-Lösung zur Verfügung stehende elektronische Identitätsprüfung ist ohne Implementierungs- oder Integrationsaufwand sofort nutzbar. Anwender geben zunächst über eine komfortable Oberfläche in einem Browser Personendaten wie Name, Vorname, Adresse und Geburtsdatum ein. Dann standardisiert und verifiziert Melissas Lösung den Namen sowie die Adresse und prüft, ob die Person unter der angegebenen Adresse gemeldet ist. Schließlich wird das Geburtsdatum hinzugezogen, um eine vollständige Identitätsverifizierung der (Kontakt-)Daten vorzunehmen. Optional prüfen wir die Daten zusätzlich dahingehend, ob die Person in Sanktionslisten bzw. in Verzeichnissen politisch exponierter Personen aufgeführt ist oder aber in Negativnachrichten auftaucht (Adverse Media Screening).

Wenn auch Sie mit einem solchen DSGVO-konformen Screening Ihrer Sorgfaltspflicht bei der Kundenidentifizierung (Customer Due Diligence) nachkommen und so Verstöße sowie damit verbundene Bußgelder vermeiden wollen, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Quellen:

¹ https://www.bmz.de/de/service/lexikon/98464-98464.