KYC ist die Abkürzung für „Know Your Customer“ (zu Deutsch: „Kenne Deinen Kunden“) und bezeichnet die Identifizierung und Überprüfung von Neu- sowie Bestandskunden oder Geschäftspartnern. Dazu gehört auch die Prüfung persönlicher sowie geschäftlicher Daten. Diese Verifizierung läuft auf der Basis geldwäscherechtlicher Anforderungen ab.
Neue Geschäftsbeziehungen bringen immer ein gewisses Risiko mit sich. Ist Ihr Kunde oder Geschäftspartner wirklich der, für den er sich ausgibt? Aber auch bestehende Geschäftsbeziehungen sollten bzw. müssen (in bestimmten Fällen) regelmäßig überprüft werden. KYC soll Unternehmen dabei unterstützen, illegale Aktivitäten wie Geldwäsche, Korruption und Terrorismusfinanzierung zu verhindern. Dadurch schützen Sie sich und Ihr Unternehmen. Außerdem gibt es bestimmte Branchen, die zu einer KYC-Prüfung verpflichtet sind.
Der KYC-Prozess beschäftigt sich mit der Identifizierung und Überprüfung des Kunden oder Geschäftspartners. Innerhalb des KYC-Prozesses wird eine Reihe von Kontrollen durchgeführt.
Heutzutage erfolgt der KYC-Prozess häufig digital (online), sodass auch von eKYC (electronic Know Your Customer) gesprochen wird. Allerdings stellen verschieden Aufsichtsbehörden unterschiedliche Anforderungen. Daher werden verschiedene Methoden und/oder Technologien (z.B. NFC, KI) durchgeführt. Zu den häufigsten zählen:
Beispielhafte Durchführung eines KYC-Prozesses bei einer natürlichen Person:
1. Kunde möchte online ein Konto eröffnen.
2. Bereitstellung persönlicher Informationen und Dokumente.
a. Angaben zur Identität wie Name, Anschrift, usw.
b. Rechtsdokumente wie z.B. Personalausweis und/oder Wohnsitznachweis
c. PEP- und Sanktionslisten-Status (bei einer politisch exponierten Person greifen verstärkte Sorgfaltspflichten)
3. Dokumente und Angaben werden automatisch (oder in manchen Fällen auch manuell) analysiert.
4. Live-Video zur Überprüfung der Übereinstimmung zwischen den Dokumenten und der Person.
5. Stellt die KYC-Prüfung keine Anomalien fest, sind die Informationen valide und der Kunde darf sein Konto anlegen.
–> Bei juristischen Personen sind weitere Dokumente erforderlich.
Die Basis für den KYC-Prozess wird in Deutschland durch Bestimmungen / Gesetze der BaFin vorgegeben. Die genauen KYC-Anforderungen variieren von Branche zu Branche, aber Finanzdienstleister und Banken müssen in der Regel die strengsten Prozesse durchführen. Pauschal lässt sich sagen, dass zu den Mindestanforderungen die Identifizierung des Vertragspartners, die Feststellung der Besitzverhältnisse und der wirtschaftlich Berechtigten sowie die Abklärung der wirtschaftlichen Hintergründe gehören.
Eine KYC-Prüfung ist heutzutage für Unternehmen aller Branchen eine wichtige Angelegenheit, um sich zu schützen. Aufgrund verschärfter Vorgaben der EU-Richtlinie und der Novellierung des Geldwäschegesetzes sind Unternehmen daher immer stärker in der Verantwortung, gegen Geldwäsche und ähnliche Taten vorzugehen.
Allerdings sind nur Banken, Finanzdienstleistungsinstitute, Finanzunternehmen, Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwälte, Notare, Immobilienmakler und Güterhändler verpflichtet, eine KYC-Prüfung durchzuführen. Allen anderen Unternehmen steht es frei. KYC soll dabei unterstützen, Geldwäsche, Korruption oder Terrorismus vorzubeugen. Außerdem wird die Umsetzung der KYC-Prüfung auch durch die Aufsichtsbehörden überprüft. Im schlimmsten Fall kann es bei fehlenden Maßnahmen zu Sanktionen, Bußgeldern und/oder Reputationsproblemen kommen; besonders, wenn sich dabei herausstellt, dass das Unternehmen Geschäfte mit einem Terroristen oder Geldwäscher betreibt.
Der Begriff Know Your Customer wird im Finanzsektor auch oft als AML-Prozess bezeichnet. AML steht für „Anti-Money-Laundering“ (zu Deutsch: „Geldwäschebekämpfung“). Anti-Money-Laundering bezieht sich auf Gesetze und Vorschriften, die Finanzverbrechen verhindern sollen. Jedes Land hat eigene AML-Regeln. In Deutschland sind diese im Geldwäschegesetz (GwG) verankert. Unternehmen müssen diese Regeln befolgen und entsprechende Maßnahmen in ihre Prozesse integrieren.
Die Begriffe KYC und AML werden oft synonym verwendet. Allerdings bezeichnet KYC Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen müssen, um die Identität ihrer Kunden zu überprüfen. Der AML-Prozess ist auf breiterer Ebene tätig, da sich AML auf Gesetze und Vorschriften stützt, die Unternehmen bzw. Finanzinstitute zur Verhinderung von Geldwäsche befolgen müssen. Die KYC-Prüfung ist ein Teil des AML-Prozesses.